Beleidsdoelen

De overbrenging en toegankelijkheid van de (historische) provinciale archieven voldoet aan de wettelijke vereisten.

Bij Het Utrechts Archief (HUA) als provinciale archiefbewaarplaats werden 53 toegangen op archieven van de provincie bewerkt en gepubliceerd op de website. Het ging daarbij onder andere om het archief van de Provinciale Waterstaat 1830-1925, en om diverse gedeponeerde dienstcommissies en provinciale commissies uit de tweede helft van de twintigste eeuw. Voorts werd de omvangrijke fotocollectie afkomstig van diverse provinciale diensten uit de periode 1880-2007 beschreven. Hiermee is verder gewerkt aan de invulling van de wettelijke vereiste voor de toegankelijkheid van historische archieven.

Gepland voor 2020 was de overbrenging van het archief van de commissaris van de Koningin (1986-1997) naar de provinciale archiefbewaarplaats. Vanwege o.a. het benodigde overleg van de provincie met het Nationaal Archief over het advies van de algemene rijksarchivaris op de beperkingen op de openbaarheid, is deze overbrenging in het verslagjaar nog niet afgerond.

De aansluiting op het e-Depot voor het langdurig bewaren van digitale informatie is gereed voor gebruik. Het eerste digitale archiefbestand van de provincie is overgebracht naar de provinciale archiefbewaarplaats.

In juni heeft GS het Besluit vervanging genomen. De kwaliteit van scannen in de scanstraat van de provincie is momenteel van een dermate hoge kwaliteit dat het papieren document nadat het is gescand kan worden vernietigd. Het digitale exemplaar (de scan) is dan het originele document. Dit is weer een belangrijke stap naar geheel digitaal werken.

Er is een impactanalyse gedaan van de gevolgen van de invoering van de Wet open overheid. De impactanalyse geeft inzicht in waar de provincie staat op het punt van actieve openbaarmaking. De WOO zal naar verwachting in 2022 de huidige Wet openbaarheid van bestuur (WOB) gaan vervangen. De Impactanalyse biedt een plan om te kunnen voldoen aan de nieuwe wetgeving.
Een aantal doelen die waren gesteld voor 2020 zijn niet of ten dele gehaald. De pilot-overbrenging van digitale dossiers uit de archiefapplicatie van de provincie (Documentum) naar het e-depot van de archiefbewaarplaats van de provincie (Het Utrechts Archief) is in de laatste fase van die pilot in maart 2020 tot stilstand gekomen. Er waren nog fysieke bijeenkomsten nodig voor de laatste stappen, maar die konden door de beperkingen door de coronamaatregelen niet doorgaan.

De kwaliteit van het (digitale) informatiebeheer binnen de provinciale organisatie is verbeterd, concreet: het strategisch informatieoverleg (SIO) is ingesteld, de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn geactualiseerd en het proces voor rechtmatige vernietiging van dossiers is weer in werking.

Het toezicht van de provinciearchivaris richtte zich in 2020 vooral op de ontwikkelingen rond de provinciale opgave digitale overheid en de versterking van de adviesfunctie bij Informatisering en Automatisering (IEA). De inspectie van de provinciearchivaris op de concernvoorzieningen en het organisatie brede beleid voor informatiebeheer is in 2020 on hold gezet, omdat deze in dit jaar sterk in ontwikkeling waren. Deze ontwikkeling loopt door naar 2021, waarbij de provinciearchivaris een toetsende rol vervult. Deze rol kwam tot uiting in onder andere het formele advies voor het besluit tot vervanging van papieren stukken door scans (Prb. 2020, 4721) en gesprekken over de ontwikkeling van de provinciale informatiearchitectuur (blauwdruk) en metagegevensschema. In de volgende paragraaf vindt u meer over deze ontwikkelingen. De provinciearchivaris participeerde in het strategisch informatieoverleg (SIO) en voerde gesprekken over onderlinge versterking van de toezicht- en controltaken met de functionaris gegevensbescherming (FG) en de concern information security officer (CISO). Veel focus en energie is gestoken in het in gebruik nemen van Microsoft Teams en SharePoint en het daarvoor geven van training en instructie. Als gevolg van het thuiswerken heeft de hele organisatie versneld de beschikking gekregen over MS Teams om online te vergaderen en te communiceren. Daarnaast zijn er ruim 100 SharePoint sites gereed gemaakt en in gebruik gegeven. Dit betrof vooral sites voor de provinciale programma’s en projecten, maar ook diverse andere onderdelen van de organisatie hebben een SharePoint site ter beschikking gekregen. Met behulp van deze sites kan intern en extern worden samengewerkt aan documenten, kunnen documenten worden gedeeld en op voldoende niveau worden gearchiveerd. Er is een ontwerp (Blauwdruk) vastgesteld van de in te zetten systemen op het gebied van informatiebeheer en hun onderlinge relaties. MS Teams, SharePoint en het zaaksysteem Omgevingswet zijn onderdeel van dit ontwerp. Enkele andere toepassingen zijn nieuw (sjablonengenerator) of moeten worden vernieuwd (archiefsysteem). Hiervoor zijn aanbestedingen gestart. In 2020 is gestart met het wettelijk verplichte strategisch informatieoverleg (SIO). In dit maandelijkse afstemmingsoverleg worden provincie brede vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van het informatiebeheer. Aan het SIO nemen, onder voorzitterschap van de domeinmanager Bedrijfsvoering, besluitvormers en experts deel van informatiebeheer en uit de primaire processen. Om de organisatie te begeleiden bij het doorvoeren van verbeteringen in de wijze van werken en het op een juiste wijze digitaliseren van de werkzaamheden, is een team met specialisten samengesteld die langs alle werkprocessen gaat (de ‘Wasstraat’). Hierbij komt de rolinvulling en verantwoordelijkheid bij informatiebeheer nadrukkelijk aan de orde.
Het vernieuwen van de provinciale regelgeving op het gebied van informatiebeheer, Archiefverordening en Besluit informatiebeheer, hangt samen met de inwerkingtreding van de herziene Archiefwet. Dat wordt verwacht in 2022/2023, zodat het werk aan de vernieuwing van onze eigen regelgeving tegen die tijd zal worden opgepakt. In 2020 zijn stappen gezet in de wettelijk verplichte vernietiging van archieven die daar volgens de archiefselectielijst voor in aanmerking komen. Er is een aantal vernietigingslijsten in procedure gezet om goedkeuring te krijgen bij de dossiereigenaren. De achterstand in de archiefvernietiging is echter nog niet weggewerkt, maar zal in 2021 zijn gerealiseerd.

Het toezicht op samenwerkingsverbanden van de provincie is sterker verankerd door getroffen samenwerkingsovereenkomsten van HUA met deze partijen.

Bij de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) ging de aandacht van het toezicht vooral uit naar het project ‘Informatie- en archiefbeheer op orde’ en het moeizame traject voor de overdracht van milieu en bodeminformatie rond de herindeling van gemeente Vijfheerenlanden. Bij Recreatie Midden-Nederland (RMN) heeft de provinciearchivaris een formeel advies uitgebracht over het Berenschot-rapport met de toekomstscenario’s voor RMN en de recreatieschappen. Het bestuur van de RUD heeft een samenwerkingsovereenkomst met het bestuur van HUA getroffen voor het toezicht. Bij RMN en BIJ12 was dit in 2020 nog niet het geval. Dit alles wordt nader toegelicht in het jaarverslag van de provinciearchivaris over 2020.