3.5 Bedrijfsvoering

Het afgelopen jaar heeft de focus binnen bedrijfsvoering vanwege het coronavirus hoofdzakelijk gelegen op het zoveel mogelijk door laten gaan van ons dagelijks werk met aandacht voor de werkdruk. Onder deze omstandigheden zijn wij er als provincie onder meer in geslaagd om de jaarrekeningen 2018 en 2019 af te ronden, heeft het digitaal werken een vlucht genomen en zijn bovendien de steunmaatregelen in het kader van het coronavirus met voorrang tot uitvoering gebracht. Iets om trots op te zijn.

Het gevolg is dat vanwege de focus op de dagelijkse operatie de noodzakelijke verbeterslagen in de bedrijfsvoering vertraging hebben opgelopen. Het verbeterprogramma Versterking Financiële functie is vertraagd, omwille van het afronden van de jaarrekeningen 2018 en 2019. Binnen het verbeterprogramma Digitale routekaart, zijn met name in de 2 ^e helft van het jaar stappen gezet op het terrein van informatieveiligheid & privacy. Tot slot is eind 2020 een startschot gegeven voor het verbeteren van alle overige bedrijfsvoeringsprocessen, naast de financiële functie. Een eerder gewenst startmoment lag ambtelijk echter begin 3 ^e kwartaal van 2020.

Al met al een jaar waar wij als organisatie erin geslaagd zijn zoveel mogelijk van ons dagelijks werk doorgang te laten vinden en de noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsvoering nog niet op volle kracht hebben gedraaid.
Achtereenvolgens wordt per aandachtsgebied binnen de bedrijfsvoering een toelichting gegeven op het jaar 2020.

Door de coronacrisis moest iedereen vrij onverwacht vanaf half maart vanuit huis aan het werk. Zoals we inmiddels weten was dat voor langere tijd. Het locatie onafhankelijk werken was ook voor 2020 al mogelijk en ook een bestuurlijke wens, maar kreeg door de lockdown maatregelen ineens een enorme versnelling.

Wij hebben ervoor gekozen om een proces voor de korte en voor de lange termijn in te regelen. Op de korte termijn hebben we ervoor gezorgd dat alle medewerkers vanuit huis konden werken. Dit leidde tot een versnelde uitrol van Microsoft Teams voor digitaal overleggen. De medewerkers ontvangen momenteel een maandelijkse financiële tegemoetkoming voor het thuiswerken en hebben een eenmalig bedrag van € 100 per medewerker gekregen voor het aanschaffen van attributen om het thuiswerken te faciliteren. Hierbij valt te denken aan ‘oortjes’ voor het digitaal vergaderen, een verhoger voor de laptop of een printer en scanner.
Bij de huidige CAO besprekingen wordt bekeken hoe we dit gaan continueren. Daarnaast heeft de provincie een beeldscherm, toetsenbord en stoel in bruikleen beschikbaar gesteld om de thuiswerkplek waar nodig beter toe te rusten.

Wij hebben ook zeker oog voor de sociale kant van thuiswerken. De bedrijfsmaatschappelijke adviseur geeft tips en houdt de vinger aan de pols. Leidinggevenden hebben handvatten gekregen om de binding van de medewerkers met de provincie te behouden. Er wordt wekelijks rondgebeld, zieken en medewerkers die alleen thuis zijn krijgen extra aandacht. Tegen deze achtergrond zijn ook afspraken op maat gemaakt over het werken in het Huis voor de provincie.

Met bovengenoemde maatregelen is het afgelopen jaar in een eerste behoefte om thuis te werken voorzien. Voor de langere termijn richten wij ons op een vorm van locatie onafhankelijk en hybride werken. De ervaringen die wij nu op doen met het op afstand werken, bieden ons het nodige inzicht op wat goed werkt en wat niet. Deze inzichten gebruiken we in 2021 bij het doorontwikkelen naar een vorm van hybride werken, waarbij wij de goede kanten willen behouden.

In 2020 heeft wederom het Medewerkers-Tevredenheids-Onderzoek (MTO) plaatsgevonden. Begin oktober zijn de uitkomsten van het MTO op hoofdlijnen bekend geworden en met alle medewerkers gedeeld. De uitkomsten op domein- en teamniveau zijn met het management gedeeld en in de teams bespreekbaar gemaakt. De uitkomsten dienen als een thermometer-moment voor de organisatie en geven ons een duidelijk en stevig signaal. De provincie heeft op het vlak van vertrouwen en leiderschap stappen te zetten. We constateren ook – dat juist in tijden van de coronacrisis – de provincie Utrecht een werkgever is die ruime mogelijkheden biedt aan haar medewerkers, waar vakmanschap op prijs wordt gesteld en waar je eerlijk wordt behandeld. En waar naast werkdruk ook volop werkplezier wordt ervaren.

Eind 2020 waren bij de provincie Utrecht 878 fte in loondienst. Dit is 78 fte meer dan eind 2019. In de begroting 2020 was rekening gehouden met 948 fte. Er stond eind 2020 dus nog voor 70 formatie-eenheden aan vacatures open. Dit komt enerzijds door de krapte op de arbeidsmarkt. Ook in 2020 bleek het soms bijzonder lastig om voor sommige specialistische functies de juiste mensen te vinden. Het komt ook door de grote werkdruk bij het team HRO bij het werven, selecteren en aannemen van nieuwe collegae.
In de begroting 2020 is financiële ruimte gecreëerd voor 101,7 extra fte. Gedurende het jaar vertrokken 92 medewerkers vanwege pensionering en andere redenen die mochten worden vervangen. En aan het begin van 2020 waren er ook al openstaande vacatures. Door de lockdown maatregelen moesten de selectiegesprekken deels vaak digitaal plaatsvinden, wat het proces van werven niet vergemakkelijkte. Er is er door de afdeling HRO dan ook veel werk verzet bij het werven, selecteren en aannemen van nieuwe collegae.

De werving en selectie voor openstaande vacatures loopt in 2021 vanzelfsprekend door. Net als gedurende 2020 worden voor de kortere termijn medewerkers ingehuurd om de werkzaamheden binnen de diverse teams te helpen verrichten. De kosten voor inhuur zijn deels ten laste gebracht van de budgettaire ruimte in de personeelslasten. Die financiële ruimte is er omdat nog niet in alle vaste fte is voorzien.

Om als organisatie een afspiegeling van de samenleving te blijven, zijn we onverminderd doorgegaan met het aantrekken van trainees en het aanbieden van (meer) stageplaatsen en participatiebanen. Het ontvangen en inwerken van de nieuwe collega’s – inclusief het afnemen van de ambtseed - vonden digitaal plaats.

Overige ontwikkelingen in 2020 op het gebied van personeel en organisatie waren onder andere:

• De uitrol van het vitaliteitsverlof voor alle medewerkers;
• De doorstart van strategische personeelsplanning;
• De start van de Utrecht Academie.

In 2020 is verder gebouwd aan de vervanging en verbetering van digitale voorzieningen en de digitalisering van werkprocessen. Door de corona crises is een groot aantal projecten hiertoe versneld gestart en uitgevoerd. Dit heeft geleid tot groei van de i-kolom en uitbreiding van tijdelijke inzet van externe expertise.

Het betreft digitale voorzieningen op de volgende gebieden:

• Samenwerken en digitaal vergaderen;
• Archiveren en vervangen papieren archief;
• Invoering van extra beveiligingslaag met separate (SMS) code naast gebruikersnaam en wachtwoord voor toegang tot systemen (autorisatie, Multi Factor Authentication);
• Invoering voorzieningen voor ontsluiting data vanuit diverse bronnen voor o.a .de P&C cyclus;
• Voorbereiding aanbesteding en invoering van voorzieningen voor authenticatie (digitale handtekening);
• Voorbereiding aanbesteding en invoering van beveiligde email;
• Invoering vernieuwd intranet (Atrium).

Ten behoeve van de corona-pandemie is aan het personeel de mogelijkheid geboden om ICT-middelen in bruikleen te hebben voor de thuissituatie. Tijdens de coronacrisis zijn diverse werkprocessen van beheer en ondersteuning aangepast om de ‘winkel open te houden’. Dagelijks is een ICT-wachtdienst op kantoor beschikbaar, en is een centraal telefoonnummer tijdens kantooruren bemand om gebruikers te ondersteunen op afstand.

Veel is gebeurd, maar nog niet alles is in 2020 tot een afronding gekomen. Onder meer de accountantsbevindingen ten aanzien van de IT-general controls verdienen aandacht en er is behoefte aan meer grip op alle I-ontwikkelingen binnen de provincie, zogezegd een duidelijke IT-governance en control.

Informatieveiligheid en privacy vormen een maatschappelijke verantwoordelijkheid die vanzelfsprekend moet zijn voor elke overheidsinstantie. Het programma Informatieveiligheid en Privacy (IV&P) pakt het onderwerp sinds 2019 op met als doel de organisatie aantoonbaar te laten voldoen aan de geldende voorschriften en vereisten. Gedurende 2020 is de sturing op Informatieveiligheid en privacybescherming verlegd naar een directe sturing door het CMT.

Op het vlak van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is in de tweede helft van 2020 specifiek vooruitgang geboekt. Alle in het verwerkingsregister opgenomen onderdelen zijn in samenwerking met de proceseigenaren aangevuld en geactualiseerd. Ook zijn er in 2020 nieuwe verwerkingen van persoonsgegevens gestart en zijn er onderdelen beëindigd. Daarnaast is uitgebreid ingezet op de bewustwording van de organisatie door de uitrol van bewustwordingsacties, zoals een game en een simulatie phishing mail. Tenslotte is veel aandacht besteed aan advisering en ondersteuning van de organisatie.

Vanwege de coronacrisis en de gevolgen daarvan voor de provinciale organisatie is het niet gelukt op alle onderdelen te versnellen. Er is ook een aantal aandachtspunten. De afspraken over gegevensuitwisseling in samenwerkingsverbanden, die de provincie aangaat, hebben aandacht nodig. Daarnaast is het van belang leveranciers meer te controleren op gemaakte afspraken over informatieveiligheid en privacy. Tenslotte is continue aandacht nodig voor het inzicht in de risico’s de die de provincie loopt. In 2021 worden deze onderwerpen met prioriteit opgepakt.

In 2019 is een traject gestart waaraan juristen vanuit alle domeinen van de provincie deelnemen om de juridische functie in de organisatie te versterken. Aanleiding daarvoor was enerzijds de in het coalitieakkoord aangekondigde verbetering van de financiële en juridische kwaliteit van de organisatie (basis op orde), anderzijds een gezamenlijk gevoelde behoefte van de provinciejuristen aan een intensievere samenwerking.

In 2020 is geïnvesteerd in de samenwerking tussen de juristen bij het domein Bedrijfsvoering (team IJS) en de juristen binnen de andere domeinen. Doel hiervan is de bereikbaarheid van de juristen binnen de provincie en de vindbaarheid van de juridische informatie te vergroten voor de organisatie en het bestuur en de mogelijkheid om juridisch advies te vragen te verhelderen. Hiertoe zijn afspraken gemaakt over het proces van advisering en de rol en verantwoordelijkheid van de verschillende juristen. Verder is de aanbesteding van het inwinnen van extern juridisch advies afgestemd met de organisatie. Dit leidt ertoe dat extern advies alleen noodzakelijk is als intern niet de benodigde expertise aanwezig is. Bovendien verwachten we dat het nieuwe proces om extern advies in te winnen ertoe leidt dat extern juridisch advies alleen aan advocatenkantoren gevraagd kan worden met wie we een raamcontract sluiten. Hierdoor kunnen we sturen op de kosten van extern advies.

Tot slot is een notitie over de versterking van de juridische functie afgestemd met het hoger en lager management. Hierdoor is voor de organisatie de urgentie duidelijk geworden dat het vroegtijdig betrekken van juristen bij projecten en voorgenomen besluiten de juristen in staat stelt om vanuit hun expertise mee te denken over de realisering van bestuurlijke doelen. Daarnaast is duidelijk gemaakt welke positie de juristen hebben als adviseurs, hun advies moet onderdeel uitmaken van een integraal advies aan het bestuur en dat afwijking van hun advies alleen mogelijk als het bestuur daartoe besluit.

Niet onvermeld mag blijven dat we in 2020 veel energie hebben gestoken in het vergroten van het juridisch bewustzijn van de organisatie. Enerzijds door het naar de voorkant (primair proces) brengen van juridische kennis waardoor aandachtspunten worden meegegeven om juridische aspecten (bijv. staatssteun) te herkennen en tijdig advies in te kunnen winnen. Anderzijds is in 2020 een workshop Juridische awareness ontwikkeld en van start gegaan als onderdeel van de Utrecht Academie. Doel van deze workshop, die wordt georganiseerd door eigen juristen, is het vergroten van het juridisch bewustzijn op risicovolle aspecten als subsidies, bevoegdheden (mandaat), staatssteun, samenwerkingsovereenkomsten. Doelgroep van deze workshop zijn nieuwe en zittende medewerkers.

Voornoemde activiteiten hebben ertoe geleid dat de uitgangspositie is verbeterd en juristen en juridische informatie beter vindbaar zijn voor de organisatie. In de praktijk dient dit er nog toe te leiden dat juridische expertise tijdig wordt betrokken en daarmee de kwaliteit van handelen en besluitvorming verder toeneemt.

In 2020 zijn de jaarrekeningen 2018 en 2019 afgerond. Beide jaarrekeningen zijn gecontroleerd door de nieuwe accountant PWC. Daarmee komt de provincie andermaal in een regulier tijdspad. Gezien de onzekerheden als gevolg van de Corona-pandemie en de stikstofproblematiek is in 2020 een kaderbrief opgesteld. Bovendien zijn de doelenbomen geactualiseerd en is een eerste grote slag gemaakt met de herijking van indicatoren als onderdeel van de begroting 2021.

In 2020 is eveneens voor het eerst ervaring opgedaan met de Zomernota. Dit is een samenvoeging van de eerdere voorjaarsnota en de najaarsnota. Op basis van de evaluatie is besloten om de zomernota voort te zetten. Voor wat betreft de doorontwikkeling en de toegankelijkheid van de P&C-producten worden in toenemende mate interactieve onderdelen ingezet, zoals tabellen en links naar infographics en filmpjes. Ook zijn werksessies belegd voor het schrijven van prettig leesbare en toegankelijke teksten.

Daarnaast is het verbeterprogramma versterking financiële functie van start gegaan. Met als doelstelling een adequate en betrouwbare verantwoordingscyclus. In het coalitieakkoord ‘‘Nieuwe energie voor Utrecht’’ is specifiek stilgestaan bij het versterken van de financiële en controlfunctie binnen de provincie Utrecht.

Vanwege de inzet op het jaarrekeningtrajecten 2018 en 2019 is het verbeterprogramma met name in de 2 ^e helft van 2020 op stoom gekomen. Ieder kwartaal wordt een rapportage aan de Financiële Auditcommissie aangeboden. Het streven is om voor het zomerreces 2021 de projecten te hebben afgerond en geborgd in de organisatie.

Vanaf maart zijn alle kantoorlocaties en voorzieningen coronaproof gemaakt en heeft de provincie uit maatschappelijk oogpunt kantoorruimte en vergaderruimte in het Huis voor de provincie ter beschikking gesteld aan de GGD regio Utrecht, aan het UMC Utrecht en aan de rechtbank Midden-Nederland.   
Noodzakelijke voorbereidingen zijn verder getroffen voor de herinrichting van de begane grond en eerste verdieping van het Huis voor de provincie en voor vernieuwing van de audiovisuele installatie in de Statenzaal, foyer en commissiekamer.

In het voorjaar van 2020 is huurder ABN AMRO Bank vertrokken uit het Huis voor de provincie. De vier hiermee leeggekomen verdiepingen worden in 2021 technisch en (deels) bouwkundig gemoderniseerd. De provincie heeft hiervoor in 2020 de noodzakelijke voorbereidingen getroffen. Er is een nieuwe huurder aangetrokken voor een deel van één van de etages: het Nationaal Dataportaal Wegverkeer (NDW). De provincie neemt zelf in 2021 een extra werkverdieping in gebruik waarbij nieuwe werkvormen worden geïntroduceerd die passend zijn bij hybride werken. Onder andere meer ruimte voor ontmoeten, projectteams en hybride vergaderen.
.
Ten aanzien van verduurzaming van ons eigen vastgoed heeft het Huis voor de provincie in 2020 energielabel C gekregen. Inschatting is dat we in 2020 900.000 kWh aan energie hebben bespaard ten opzichte van 2019. Deel van deze besparing is gekoppeld aan de lage bezetting door corona maar de belangrijkste besparing is gekoppeld aan de aanpassing in de noodstroomvoorziening en de overgang van het beheer van een externe partij naar de provincie. Door de plaatsing van 810 zonnepanelen op kantoorlocatie Nieuwe Tramremise en 330 op wegensteunpunt Huis ter Heide is ca. 330.000kWh opgewekt.

Met de uitvoering van energiescans voor al het vastgoed en de instelling van een extern expertteam is een begin gemaakt met de uitwerking van een aantal duurzaamheidsscenario's die in 2021 vorm moeten krijgen. Deze leiden tot verdere energiebesparingen op korte en langere termijn.

Door de doorgevoerde wijzigingen in 2020 en voorgenomen wijzigingen aan onze huisvesting is eveneens gebleken dat het Meerjarenonderhoudsplan en Meerjareninvesteringsplan verbetering behoeven

De doorlooptijd van de afhandeling van de subsidiedossiers is in 2020 verslechterd. Maar 38% van de subsidiedossiers is afgehandeld binnen de termijn van 8 weken. Een belangrijke oorzaak is dat vanaf maart 2020 medewerkers vanuit huis werken en extra handelingen moeten verrichten om subsidiedossiers rechtmatig af te handelen. Bovendien waren de subsidieregelingen met name vanwege de Corona steunmaatregelen verder toegenomen met pieken in dezelfde periode. Overigens is het wel gelukt om met prioriteit alle subsidieaanvragen in het kader van de Corona steunmaatregelen in 2020 af te handelen.

Daarnaast zijn naast de reguliere afhandeling van aanvragen in 2020 ook nog diverse nieuwe uitvoeringsverordeningen geïmplementeerd op het gebied van cultuur en erfgoed, mobiliteit en biodiversiteit. In 2020 zijn in totaal 1.180 subsidiedossiers afgehandeld (in 2019 waren dit er 1.097). Dit terwijl het aantal subsidieaanvragen in 2020 gedaald is (in 2019 waren er 1.211 subsidieaanvragen tegen 1.036 aanvragen in 2020). In 2020 zijn daarmee de achterstanden uit 2019 weggewerkt.

Naast de impact van Corona op de afhandelingstermijnen, is eerder vastgesteld dat het werkproces zeer arbeidsintensief en daarmee kwetsbaar is. Vandaar dat reeds eind 2019 een verbetertraject is gestart om
de administratieve lasten voor aanvragers te verminderen en de afhandeltermijnen voor aanvragers te verkorten. Om dit te realiseren is er een programma opgesteld dat werkt aan één loket waar alle subsidies die door de Provincie Utrecht worden verstrekt:

• met duidelijke richtlijnen en een eenduidige werkwijze;
• die rechtmatig en transparant werkt;
• die de interne en externe informatievoorziening op orde heeft;
• die digitaal werkt;
• die zichtbaar, deskundig, professioneel en in control is.

Het verbetertraject heeft in 2020 vertraging opgelopen, aangezien de prioriteit is gelegd bij het afhandelen van de subsidieaanvragen en niet in de laatste plaats sturen op de werkdruk van de medewerkers. Onderdelen die wel zijn gerealiseerd hebben vooral betrekking op de “klantbeleving” van de aanvrager. Zo is het subsidieloket op de website opnieuw ingericht zodat aanvragers sneller de informatie vinden die relevant zijn, zijn er ruim 20 digitale aanvraagformulieren ontwikkeld en zijn alle andere formulieren die aanvragers gebruiken ook gedigitaliseerd. Ondanks enige verbeteringen in de aanlevering van informatie is het werkproces voor de medewerkers nog altijd arbeidsintensief en foutgevoelig. In 2021 moet dit zijn opgelost.  

Naast deze activiteiten heeft het subsidieloket ook veel inzet gepleegd op het ontwikkelen en implementeren van de beleidsregel gericht op coulance bij het vaststellen van subsidies vanwege de coronacrisis. En het ontwikkelen, implementeren en afhandelen van drie subsidieverordeningen voor de cultuur- en erfgoedsector in het kader van de coronacrisis en de afhandeling van diverse besluiten ter ondersteuning van OV-bedrijven.

Tot slot zijn de nieuwe BBV-richtlijnen ten aanzien van de lastneming subsidies geïmplementeerd. Maar begin december 2020 is het richtbedrag aangepast. Deze moet nog verwerkt worden binnen de Provincie. Dit gebeurt in januari 2021.

In 2020 is in het kader van de verbijzonderde interne controle een overzicht gemaakt van alle bij Inkoop bekende dossiers waar mogelijk sprake is van onrechtmatige uitgaven. Deze zijn intern getoetst en voorzien van een uitkomst: rechtmatig, onrechtmatig of onzeker. Na interne afstemming, zijn deze uitkomsten ter beschikking gesteld aan de accountant ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2018 en 2019.

Specifieke aandacht in 2020 is er vanuit Inkoop voor de samenwerking met andere overheden¹.
De provincie werkt veelvuldig samen met andere overheden om haar publieke ambities te realiseren. Een financiële bijdrage van de ene overheid aan de andere overheid is in veel gevallen een belangrijk onderdeel van – of een belangrijke reden voor – de samenwerking. Het gegeven dat men hierbij gebonden kan zijn aan onder meer subsidie- of aanbestedingsregelgeving wordt niet altijd onderkend. Gevolg hiervan is dat er samenwerkingsovereenkomsten zijn, en worden gesloten, waarin niet-rechtmatige betalingen plaatsvinden.

¹ Dit kunnen overigens ook aanbestedende diensten zijn die géén overheid zijn, zoals publiekrechtelijke instellingen.

Het streven is om binnen de provincie tot een totaaloverzicht te komen van alle lopende samenwerkingen én de rechtmatigheid van de betalingen daarbinnen te beoordelen. Waar deze betalingen niet rechtmatig zouden plaatsvinden, wordt geadviseerd welke stappen genomen moeten worden om de betalingen binnen die samenwerkingen alsnog rechtmatig te laten plaatsvinden.

Aanvullend hierop is er in 2020:

• organisatiebreed voorlichting gegeven; zodat bij nieuw te sluiten samenwerkingsovereenkomsten een jurist betrokken wordt
• gewerkt aan een stroomschema met betrekking tot samenwerking tussen overheden met bijbehorende handreiking;
• gewerkt aan het opzetten van een centraal contractbeheer voor samenwerkingsovereenkomsten, die nu decentraal worden opgeslagen.

Als voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording per 1 januari 2021 is in 2020 een start gemaakt met de herijking van het controlebeleidsplan. Eind 2020 heeft al een eerste controle op de inkoopuitgaven door de accountant plaatsgevonden. Systeemtechnische bevindingen hiervan worden opgenomen in het controlebeleidsplan.

De opnieuw ingerichte Tenderboard heeft inmiddels geadviseerd bij enkele aanbestedingstrajecten. Een belangrijk aandachtspunt daarbij is dat een vroegtijdige raadpleging van de Tenderboard van groot belang is om van toegevoegde waarde te zijn, zonder de procesgang onnodig te verstoren. In 2021 wordt de inzet van de Tenderboard geëvalueerd.

Ook in 2020 zijn er inkoopvacatures opengesteld om ervaren en goed opgeleide inkoopadviseurs aan te trekken. In de krappe arbeidsmarkt voor dergelijke specialisten blijft dit een lastige opgave. Om toch de benodigde capaciteitsversterking van de inkoopfunctie te realiseren zijn gelden vrijgemaakt om het intern opleiden van inkoopadviseurs mogelijk te maken.

De herijking van het provinciaal inkoopbeleid krijgt zijn sluitstuk in 2021. Ook staat de invoering van centraal contractmanagement, als beheersmaatregel voor het voorkomen van onrechtmatigheden op lopende overeenkomsten voor 2021 op de agenda. In 2020 is hiervoor door een externe partij, onder andere door middel van interviews met verschillende betrokken en belanghebbenden in de organisatie, een eerste onderzoek uitgevoerd om hieraan richting te geven. Verschillende bijeenkomsten ten aanzien van de inrichting konden helaas in 2020 niet doorgaan in verband met beperkende maatregelen. Met het werven van een kwartiermaker in het eerste kwartaal van 2021 wordt nu verder vorm en inhoud gegeven aan de inrichting van centraal contractmanagement.

In 2020 is een aantal onderzoeken uitgevoerd, waarbij Provinciale Staten nauw betrokken was en over geïnformeerd is. Denk daarbij aan het onderzoek rond de declaraties van GS en risicomanagement (217a PW onderzoek). Ten aanzien van risicomanagement is eind 2020, door PS, een nieuw beleidskader en kernnotitie risicomanagement weerstandsvermogen vastgesteld. Daar waar onregelmatigheden en onrechtmatigheden zijn geconstateerd, is Provinciale Staten proactief geïnformeerd.
In lijn met het coalitieakkoord worden aanbevelingen van de accountant en anderen actief gemonitord en gevolgd. Zie hiervoor ook de bijlage bij de jaarrekening.
De concerncontroller heeft deelgenomen aan de werkgroep die ingesteld is naar aanleiding van het rapport van Jan Langelaar over de Financiële Auditcommissie.

Ondanks onzekerheden over de wetswijziging die de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording regelt is kwartier gemaakt om adequaat voorbereid te zijn op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2021. De interne controle binnen bedrijfsvoering is versterkt met de vorming van een team AO/IC. Er is geïnvesteerd in het verbeteren van opzet, bestaan en werking van de financiële processen. De kwaliteit van sommige financiële processen is nog kwetsbaar, maar krijgt aandacht. Met andere overheden, VNG, IPO en de beroepsgroep van accountants (NBA) is veelvuldig overleg, zodat er meer duidelijkheid komt over hoe de provincie tot een werkende afwijkingenadministratie kan komen. Dat is de basis onder de in 2021 door het College af te geven rechtmatigheidsverantwoording. Met de externe accountant wordt hierin gezamenlijk opgetrokken.