Bijlage 3: Rapportage actiemanagement

Inleiding
Op verzoek van het College van Gedeputeerde Staten en in lijn met het coalitieakkoord is een monitor ontwikkeld om de acties die worden afgesproken naar aanleiding van rapporten van onder andere de accountant te monitoren en hiermee te sturen op de voortgang van de acties. Hierover wordt twee keer per jaar gerapporteerd. De vorige keer was tijdens de zomernota  (2020AC38-02; bijlage 4).

Totaal beeld
Het totaal beeld is over de wijze waarop de organisatie alle acties uit de geselecteerde onderzoeken oppakt is positief. Er zijn een groot aantal verbeterprogramma’s gestart waar veel acties in worden uitgewerkt en interventies in processen worden doorgevoerd. In vergelijking tot de vorige rapportage bij de zomernota (nog voordat de managementletter en het accountantsrapport ook in scope waren genomen) zijn er 80 extra acties bijgekomen,  maar is het percentage afgerond acties toegenomen van 43% naar 47%. Toch blijven er een aantal acties uit eerdere rapporten nog open. Belangrijk blijft om daar aandacht aan te geven.

Er zijn een beperkt aantal aanbevelingen die wel in de monitor zijn opgenomen maar waarvan gebleken is dat deze óf niet werkbaar waren óf meerdere keren als aanbevelingen terugkwamen.

Welke onderzoeken hebben we in scope?

Overzicht 1: overzicht van alle onderzoeken die worden gevolgd met de actiemanagement monitor

Er zijn 7 rapporten waarvan de acties via de monitor worden gevolgd. De laatste zijn de managementletter 2018/9 en het accountantsverslag 2018/9 van PWC. De nieuwe rapportages van PWC zullen ook worden opgenomen in de monitor.

Wat is het totaalbeeld van de aanbevelingen en acties op dit moment?


Overzicht 2: totaaloverzicht van alle acties en aanbevelingen

Van de 202 aanbevelingen en acties lopen momenteel nog 95 acties en zijn er 98 acties afgerond. Van een negental acties was sprake van dubbeling met andere acties dan wel een aanbeveling die inmiddels achterhaald was of waar achteraf geen steun voor was.

Hoe is het beeld per onderzoek?

1. Integis
   
   Van de 21 acties zijn er nog vier lopend. Dit zijn acties die te maken hebben met screening van personeel, registratie van nevenfuncties en de uitvoering van het integriteitsplan;
   
2. Beleidsaudit mobiliteit

Van de 17 acties zijn er nog 2 lopend. Dit zijn acties die te maken hebben met de nog op te stellen nota investeren en een actie die te maken heeft met een advies rond de mogelijke verzelfstandiging van het trambedrijf;

3. Randstedelijke Rekenkamer (Dolderseweg);
   
   Van de 5 acties is er nog 1 lopend. Deze actie heeft te maken met de aanbeveling dat de provincie het principe van de lerende organisatie volgt.
   
4. Randstedelijke Rekenkamer (Uithoflijn)
   
   Van de 12 acties zijn er nog 6 lopend. Dit zijn acties die te maken hebben met de nota investeren die in 2021 door PS zal worden vastgesteld.
   
5. Accountantsverslag 2017 (EY)
   
   Van de 69 acties zijn er inmiddels 46 afgerond.
   De nog 23 lopende acties worden opgepakt via een aantal verbeterprogramma’s en acties:
   - Versterking financiële functie (16);
   - Herijking van het controllerstaat en sturingsprincipes (2);
   - Verbeterprogramma van het opgavegericht werken (1);
   - Het uitrollen van het verplichtingen loket (1);
   - Aanpassing van de sollicitatieprocedure bij externen (1);
   - Functiescheiding bij de rollen van het financieel systeem (1);
   - Autorisaties van externen (1).
   
6. Managementletter 2018 en 2019 (PWC)
   
   Van de 48 acties zijn er inmiddels 4 geannuleerd en 6 afgerond.
   De resterende acties (38) worden via verschillende verbeterprogramma’s opgepakt. Dit zijn:
   - Het programma Versterking Fin Functie (27) soms gezamenlijk met het nieuw gevormde team AO/IC waar soms borging van processen en interne controle wordt belegd. Het programma zal in medio 2021 worden afgerond;
   - Het verbeterplan bedrijfsvoering (1) waar de visie op bedrijfsvoering zal worden opgesteld;
   - Het programma Informatiebeveiliging & Privacy (2);
   - Het opstellen van een fraude risicoanalyse (1);
   - Maatregelen rond het beleggen van functioneel beheer, autorisatie rondom het financieel systeem (3);
   - Acties rond het registreren van inkomende subsidies en mogelijke vervanging van het subsidiesysteem (2);
   - Verbetering van de control rondom I (1);
   - Aanpassen van de toelichting op de jaarrekening (1).  

7. Accountantsverslag 2018 en 2019 (PWC);

Van de 30 acties zijn er 2 geannuleerd en 7 afgerond. De resterende acties (21) worden via verschillende verbeterprogramma’s en acties opgestart.
Dit zijn:
- Acties die meegenomen worden het volgende jaarrekeningtraject (8);
- Versterken Financiële functie (13);